Эффективное управление удаленной командой проекта с помощью Jira и Confluence

14 августа 2020 года

В связи с текущей ситуацией в мире в 2020 году мы сталкиваемся с тем, что бизнес переживает глобальный сдвиг и трансформацию в сторону содержания удаленной команды и найма новых удаленных сотрудников. 


На первый взгляд это кажется не сложным, когда штат компании не превышает 15 человек и вероятно не возникает глобальных проблем в контроле эффективности работы каждого из сотрудников. Но что делать если ваша компания имеет больше одного подразделения, отделы разработки, контроля качества, продаж, маркетинга, бухгалтерии? 


Какие сложности испытывают команды находясь на удаленной работе? 


 У всего есть отрицательная сторона, вот почему вы должны быть готовы к типичным проблемам, с которыми сталкиваются абсолютно все удаленные команды сотрудников на любом этапе. 


Что вас может ожидать? 


  1. Порой не просто применять лучшие практики гибких команд, которые сейчас так актуальны, особенно когда сотрудники лишены личного взаимодействия. 
  2. Разная скорость работы сотрудников может вызывать определенные неудобства, поскольку людям приходится корректировать и координировать свою деятельность, согласно графику.
  3. Каждый, кто работает над проектом, должен приложить усилия для достижения гармоничных отношений, также,  как если бы вся команда находилась в одном месте. 
  4. У разработчиков разные навыки, методы, подходы к написанию кода, но всем им необходимо как-то сотрудничать. 
  5. Совершенно невозможно завершить проект без собрания команды, но когда члены команды доступны онлайн все вместе всего несколько часов, это может превратиться в проблему. 

Эти проблемы часто являются глобальными и тормозят рабочие процессы, но они не критичны. С помощью современных технологий легко настроить рабочий процесс с удаленной командой и построить мост, связывающий всех сотрудников. 


Существуют инструменты для каждого рабочего процесса, Вы можете планировать, создавать задачи, назначать людей для этих задач, контролировать их производительность, отслеживать время, обмениваться документами, создавать отчеты, организовывать встречи и т.д. 


Jira Software - один из инструментов управления проектами, который упрощает управление удаленной командой, чем может быть очень полезен современному бизнесу, особенно совместно с Confluence

При помощи Jira Software можно отображать задачи Scrum и Kanban. Ведь это инструмент управляющий работой и подходит для разных случаев, от управления требованиями и сценариями тестирования и заканчивая agile разработками ПО.


Объединение команд с помощью Jira Software и Confluence 


Удаленная работа становится чем-то естественным, новым прогрессивным способом совмещения карьеры и личной жизни. Современные ИТ-технологии позволяют нанимать персонал для вашего бизнеса удаленно, однако очень важно знать, какие инструменты использовать, чтобы работа удаленных команд была хорошо скоординированной и высокоэффективной.   

Почему Atlassian – Jira Software и Confluence эффективны для управления удаленными проектами? 


  • Отслеживайте прогресс вашего проекта 

Когда вы совместно работаете над большим проектом, он разбивается на несколько задач, назначенных разным людям. Разные задачи, но каждая из них вносит свой вклад в результат. Если у удаленной команды возникают проблемы со связью, все участники не могут быть осведомлены, какие задачи выполнены, какие в процессе, а какие необходимо выполнить. 


Единое пространство для всех задач полностью решает проблему. Члены команды могут видеть статусы задач, топ-менеджеры могут отслеживать общий прогресс проекта, создавать новые задачи и назначать их участникам, устанавливать крайние сроки и оценивать сроки выполнения. 


Jira Software - это инструмент, который предоставляет необходимое пространство, где вы можете наблюдать за ежедневным прогрессом задач, устанавливать предполагаемые даты доставки и отслеживать работу каждого члена команды. 


Инструмент обеспечивает прозрачность, что очень важно при работе с разрозненными командами. Каждый участник может получить доступ к этому единому пространству и получить информацию о задачах, которые им интересны. Им не нужно связываться друг с другом для обновления, что экономит много времени. 


  • Управляйте своей командой эффективно 

У сотрудника не будет шанса упустить порученную ему срочную задачу. Когда руководство создает задачу в Jira, ответственное лицо получает уведомление на электронную почту. Сотрудник к начинает работать над задачей, оставляет комментарии и показывает прогресс. 


Это очень удобно. Руководство может сразу проверить статус задачи, не связываясь с сотрудником, эти данные в дальнейшем могут быть использованы для составления подробных отчетов по проекту. Руководители подразделений используют их, чтобы понять, на какой стадии сейчас находится проект и все ли сроки соблюдены.   


Наверняка Вы подумали, что Atlassian подходит только для проектов разработки программного обеспечения? 


Но Atlassian также отлично подходит для проектов в сфере продаж и маркетинга. 


  • Единый источник информации для всех 

Крайне важно, чтобы каждый удаленный член команды имел доступ к единой базе данных, содержащей актуальную информацию. 


Вы можете сделать это в ConfluenceМощная wiki система которая позволяет создавать страницы и документы, обмениваться ими и другим контентом между участниками вашей команды.  Вы будете использовать его, для того чтобы делиться необходимой информацией (базой знаний, требованиями к задачам) по проекту со всеми членами команды. 


С Confluence вы можете добавлять страницы, загружать важные файлы и делиться ими с сотрудниками. Платформа легко настраивается, что предоставляет возможность расширять ее функциональные возможности с помощью приложений, облегчающих все аспекты рабочего процесса вашего бизнеса. 


Интерфейс Confluence позволяет быстро и легко сгенерировать необходимое файловое хранилище, справочную библиотеку для сотрудников. Это освободит ваших коллег от отправки информации друг другу и предоставит время для решения других важных задач. 


Когда вы все время обмениваетесь базовыми файлами, необходимые файлы могут быть утеряны. Лучше хранить их в одном месте, доступном для всех участников в любой момент,ведь Confluence позаботится об том, чтобы все ваши файлы всегда были под рукой..


  • Настройка общения с клиентами 

Создание корпоративной базы компании — это не единственная миссия Confluence. Вы также можете использовать его для общения с клиентами. 


Например, вы можете создавать области проекта, делиться ими с клиентами, чтобы сообщать о ходе выполнения проекта. Более того, вы можете попросить своих клиентов поделиться необходимой информацией с командой о проекте. 


В целом, Confluence не просто упрощает структурирование файлов проекта, но также помогает передавать важную информацию сотрудникам и клиентам, что является важнейшим критерием в ходе работы сотрудников удаленных команд проекта.   

Вам может быть интересно

____________________

JIRA Service Desk для повышения вовлеченности сотрудников, повышения продуктивности и ускорения коммуникаций в компании

В компаниях бывают ситуации, когда необходимо проводить внутренние опросы или голосование сотрудников (например, для премий или повышения сотрудников, или оценки лояльности).

5 лучших практик использования Jira в финансовом отделе

Финансовые отделы крупных компаний управляют сложными проектами, в которых участвует множество заинтересованных сторон, отвечающих за управление такими документами, как бюджеты, закупки и вложения.