5 лучших практик использования Jira в финансовом отделе 

1 сентября 2020 года

Финансовые отделы крупнейших компаний управляют сложными проектами, в которых участвует множество заинтересованных сторон, отвечающих за управление такими документами, как бюджеты, закупки, вложения. Вот почему современные организации снабжают свои финансовые команды инструментами, которые помогают управлять сложными проектами с участием всех сотрудников финансового отдела. 


Jira Core от Atlassian — это решение для управления проектами, предназначенное для бизнес-команд, решение помогает наладить рабочие процессы, разрабатывать процессы для повышения эффективности и автоматизировать задачи. 


Отдел финансов может использовать Jira Core для создания рабочих процессов и управления ими – например таких простых, как создание счетов  до более сложных процедур таких, как финансовая отчетность на конец года. Финансовый отдел может также использовать Jira Core для отслеживания подготовки финансовых отчетов, утверждения покупок и управления бюджетными процессами в компании. 


Как финансовому отделу извлечь выгоду из Jira Core, чтобы решить все свои проблемы и стать более продуктивными и точными?


1. Отслеживайте и просматривайте такие задачи, как счета 


Мониторинг счетов - одна из важнейших задач финансового отдела, им необходимо знать, когда выставлять счета, а когда их отслеживать. Они могут использовать рабочий процесс, состоящий из таких статусов, как «Выполнить», «В процессе» и «Выполнено», чтобы убедиться, что каждый счет отслеживается должным образом с помощью прохождения всех этих этапов. 


Вот как работает отслеживание счетов в Jira Core:

  • Шаг 1. Создайте задачу для каждого счета, который вам нужно отслеживать. 
  • Шаг 2. После того, как счет будет готов и отправлен клиенту, вы можете переместить задачу из статуса «Выполнить» в статус «В процессе». На этом этапе вы можете добавить любые детали, которые необходимо записать в разделе комментариев, вы также можете установить срок, когда необходимо оплатить счет. 
  • Шаг 3. Если вам нужно записать конкретную информацию для каждого счета - например, номер счета - все, что вам нужно, — это добавить настраиваемые поля к типу задачи, называемому номером счета, таким образом, ваша команда сможет позже искать счета по их номеру. 
  • Шаг 4. Добавьте к задаче вложения или электронные письма, чтобы записывать любую переписку с клиентом. Если в вашей команде есть один человек, который контролирует выставление счетов или действует как руководитель проекта, убедитесь, что он всегда будет получать уведомления об возникновении проблемы, настроив необходимые уведомления. 
  • Шаг 5. После полной оплаты счета вы можете изменить статус задачи на «Выполнено». Вся финансовая команда будет знать, что счет оплачен, и нет необходимости обновлять его статус - вся информация будет отображена топ-менеджерам. 

2. Повысьте продуктивность своей команды с помощью специальных функций 


Jira Core включает множество функций, которые помогают командам выполнять свою работу значительно быстрее. 

Например, ваша финансовый отдел может использовать готовые бизнес-шаблоны, чтобы легко создавать задачи, определять и отслеживать все финансовые проекты. Заполнив сведения о задаче, вы можете быть уверены, что члены вашей команды соберут всю информацию необходимую для каждого отчета. Это позволяет командам должным образом утверждать и регистрировать каждый финансовый документ. Используя @отметки, сотрудники могут быстро привлечь внимание других членов команды или их руководителя, когда требуется обратная связь. 


3. Воспользуйтесь отчетом 


Отчетность - неотъемлемая часть деятельности каждого финансового отдела. Благодаря функциям отчетности в Jira Core менеджеры могут принимать более обоснованные решения и понимать, что работает, а что нет. 

Инструмент включает в себя различные отчеты и аналитические информационные панели для управления всеми видами процессов: от закупок до квартальной отчетности. Вы можете установить свою процедуру, включая все ваши показатели, и поддерживать высокую видимость от начала до конца вашего проекта. 


4. Управляйте сложными процессами 


Что, если процессы вашей команды сложнее, чем «Выполнить», «В процессе» и «Выполнено»? Ваша команда может создать задачу для каждого нового бизнес-процесса, который необходимо утвердить, а затем заполнить его соответствующими деталями, добавив электронные таблицы, документы и другую информацию. Переместив статус задачи «На рассмотрении» и назначив его лицу, ответственному за утверждения, ваша команда приступит к процессу. 

Jira Core предлагает множество функций, облегчающих этот процесс, например, вы можете упомянуть других людей в комментариях, чтобы убедиться, что сотрудники владеют необходимой информацией о бизнес-задаче, прежде чем выставлять ее на утверждение. Вы также можете назначить задачу ответственным сотрудникам на протяжении всего рабочего процесса, чтобы она всегда отображалась в их списках дел. 


5. Следите за эффективностью своей финансовой команды 


Руководители отделов должны иметь точную информацию о том, как работает их команда. Получить эту информацию с помощью Jira Core стало проще, чем когда-либо, если вам нужно проверить ход финансовой отчетности или утверждения покупки, вы можете быть уверены, что вся информация находится внутри системы. 


Используя панель аналитики Jira Core, вы можете отслеживать ход выполнения различных проектов и видеть, как ваша команда выполняет свои задачи, в диаграммах выгорания. Этот тип информации имеет решающее значение для мониторинга общей продуктивности команды и понимания того, сталкивается ли она с какими-либо проблемами, которые необходимо решить (например, путем изменения рабочего процесса или создания другого бизнес-процесса). 

Вам может быть интересно

____________________

5 ЛУЧШИХ ПРАКТИК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ JIRA В ФИНАНСОВОМ ОТДЕЛЕ

Финансовые отделы крупных компаний управляют сложными проектами, в которых участвует множество заинтересованных сторон, отвечающих за управление такими документами, как бюджеты, закупки и вложения. 

Эффективное управление удаленной командой проекта с помощью Jira и Confluence

В связи с текущей ситуацией в мире в 2020 году мы сталкиваемся с тем, что бизнес переживает глобальный сдвиг и трансформацию в сторону содержания удаленной команды и найма новых удаленных сотрудников.